Cách đăng ký, triển khai hóa đơn điện tử cho ngành kinh doanh vật liệu xây dựng

Ngành vật liệu xây dựng là lĩnh vực có doanh thu lớn, số lượng giao dịch mỗi ngày rất cao – từ vài chục đến hàng trăm đơn hàng, với đủ loại vật tư như gạch, xi măng, sắt thép, thiết bị vệ sinh… Việc xuất hóa đơn thủ công hay không rõ ràng sẽ dễ gây nhầm lẫn, thất thoát, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín khi làm việc với các chủ đầu tư, nhà thầu.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, tất cả hộ kinh doanh, cá nhân, doanh nghiệp có phát sinh hoạt động bán hàng đều phải sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng thay cho hóa đơn giấy hay ghi tay như trước đây.

Những ai trong ngành VLXD phải dùng hóa đơn điện tử?

• Doanh nghiệp VLXD: phân phối sỉ, chuỗi cửa hàng, showroom nội thất, sắt thép, vật liệu hoàn thiện.
• Hộ kinh doanh cá thể: có mã số thuế, có cửa hàng, kho bãi VLXD.
• Đại lý bán lẻ VLXD: bán hàng cho khách hàng cá nhân hoặc các tổ chức có yêu cầu hóa đơn.

• Nếu bạn đã có mã số thuế, có thể đăng ký triển khai ngay.
• Nếu bạn chưa có mã số thuế, có thể làm hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh để được cấp mã và xuất hóa đơn.

Cửa hàng VLXD cần chuẩn bị gì để triển khai hóa đơn điện tử?

Để triển khai nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị trước các yếu tố sau:

• Mã số thuế (nếu chưa có thì đăng ký hộ kinh doanh tại phường/xã hoặc cơ quan thuế).
• Phần mềm hóa đơn điện tử: hỗ trợ tạo – gửi – lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn Tổng cục Thuế.
• Chữ ký số: để ký lên hóa đơn điện tử trước khi phát hành (có thể dùng USB token hoặc ký từ xa).
• Thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh: để đăng ký phát hành hóa đơn.

Quy trình đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử cho cửa hàng VLXD

• Chuẩn bị hồ sơ: gồm giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin liên hệ.
• Đăng ký chữ ký số VNPT
• Chọn gói hóa đơn điện tử phù hợp theo nhu cầu sử dụng.
• Thiết lập mẫu hóa đơn có sẵn tên hàng, số lượng, đơn giá VLXD.
• Khai báo phát hành hóa đơn với Cơ quan Thuế.
• Bắt đầu xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Những điểm cần lưu ý khi triển khai trong ngành VLXD

• Hàng hóa nhiều loại, nhiều kích cỡ → nên chọn phần mềm có danh mục sản phẩm linh hoạt.
• Một đơn hàng thường có giá trị cao → cần hóa đơn rõ ràng để khách quyết toán hoặc làm hồ sơ công trình.
• Khách hàng có thể là cá nhân, nhưng nhiều trường hợp vẫn yêu cầu hóa đơn để khấu trừ.
• Ưu tiên phần mềm có thể tích hợp với máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng hiện có.

Chi phí triển khai – gói dịch vụ trọn gói

• Không phát sinh chi phí ẩn.
• Cam kết hóa đơn hợp lệ, đúng chuẩn Tổng cục Thuế.

Lợi ích khi áp dụng sớm hóa đơn điện tử

• Không lo vi phạm nghị định 70 – tránh bị phạt hành chính.
• Tạo uy tín với khách hàng, nhà thầu – xuất hóa đơn nhanh, chuyên nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian – tra cứu, quản lý đơn hàng rõ ràng.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho, công nợ khi kết hợp phần mềm bán hàng.

Dù bạn là chủ cửa hàng vật liệu nhỏ hay doanh nghiệp VLXD lớn, việc chuyển sang hóa đơn điện tử là bắt buộc và cấp thiết. Đừng để đến khi bị kiểm tra mới vội vàng xử lý.

Hãy để lại thông tin bên dưới hoặc inbox ngay, đội ngũ VNPT sẽ hỗ trợ bạn từ A – Z